Guía práctica de la factura electrónica: lo que necesitas saber
Por Alfredo Ramo
Finance Area Manager en ZetaPlus
Si tienes un negocio, tarde o temprano tendrás que adaptarte a la factura electrónica. Te explicamos paso a paso cómo hacerlo y por qué es mejor no dejarlo “para más adelante”.
La factura electrónica pronto dejará de ser una opción para convertirse en una obligación que afecte a todas las empresas y autónomos en España. Su objetivo es agilizar las transacciones comerciales, reducir errores y mejorar el control fiscal, aunque quizá no en este orden…Te explicamos paso a paso qué significa esta nueva normativa, cómo afecta a tu empresa y qué debes hacer para cumplirla sin complicaciones.
Índice del Contenido
¿Cuándo empieza a ser obligatoria?
La Ley 18/2022, conocida como «Ley Crea y Crece», establece diferentes plazos para obligar con la factura electrónica, según el tamaño de tu negocio:
- Si facturas más de 8 millones de euros al año, tienes 1 año desde que se apruebe el reglamento que desarrolla la ley.
- Si facturas menos de 8 millones de euros al año, tienes 2 años para adaptarte a la normativa.
Todavía no hay una fecha exacta porque el reglamento está pendiente de aprobación, pero es cuestión de tiempo, probablemente en el último trimestre de 2025. Lo mejor es empezar a prepararse cuanto antes.
¿Qué tengo que hacer para cumplir con la normativa?
Si eres autónomo o gestionas una empresa, la clave está en tener un sistema de facturación electrónica adecuado.
Adopta un software de facturación electrónica
No puedes seguir usando facturas en papel o PDF sin más. La normativa exige que las facturas se emitan en formato electrónico y cumplan ciertos requisitos.
¿Qué significa esto en la práctica?
- La factura debe generarse en un formato estructurado, como Facturae (XML).
- Tiene que transmitirse por medios electrónicos y garantizar su autenticidad.
Hay muchas soluciones en el mercado. Lo importante es elegir un software que:
- Genere facturas electrónicas válidas según la ley.
- Permita enviar y recibir facturas electrónicas de manera segura.
- Se integre con tu sistema contable actual.
Si ya usas un programa de facturación, consulta si tiene soporte para factura electrónica. Si no, tendrás que cambiarlo o actualizarlo.
Fórmate, también a tu equipo
Si tienes empleados que gestionan la facturación, asegúrate de que sepan cómo funciona el nuevo sistema. Un cambio de este tipo puede generar dudas al principio, por lo que es buena idea hacer pruebas antes de la implementación definitiva.
Realiza pruebas antes de que sea obligatorio
No esperes al último día. Lo mejor es empezar a usar la factura electrónica con algunos clientes y proveedores voluntarios para detectar posibles problemas.
- ¿Funciona bien la generación de facturas en tu software?
- ¿Tus clientes pueden recibirlas sin problemas?
- ¿Tienes claro cómo almacenar y recuperar facturas electrónicas en caso de auditoría?
Si resuelves estas cuestiones con tiempo, evitarás imprevistos cuando la norma sea obligatoria.
Mantente actualizado
La normativa puede sufrir modificaciones o incluir detalles técnicos adicionales. Es importante seguir las novedades y asegurarse de que el software que usas esté siempre actualizado.
¿Qué pasa si no cumplo con la normativa?
El incumplimiento saldrá caro. No emitir facturas electrónicas cuando sea obligatorio se considera una infracción grave según la Ley General Tributaria.
Las sanciones pueden variar en función de la gravedad del incumplimiento, pero pueden traducirse en multas económicas significativas.
Más allá de la multa, no cumplir con la normativa puede traerte otros problemas:
- Retrasos en los pagos: Si tus clientes solo aceptan facturas electrónicas, podrías ver retrasos en tus cobros.
- Más papeleo: Tener que corregir errores o adaptarte a última hora puede complicar tu día a día.
Lo mejor es adelantarse y evitar problemas innecesarios.
¿Por qué la factura electrónica no es solo una obligación, sino también una oportunidad?
Aunque pueda parecer un trámite más, la factura electrónica tiene ventajas claras para tu negocio:
- Menos errores y más rapidez: Se eliminan los problemas por facturas mal escritas, duplicadas o pérdidas.
- Ahorro en papel y almacenamiento: Todo queda digitalizado y accesible en cualquier momento.
- Más seguridad y control: Evita fraudes y facilita la trazabilidad de los pagos.
- Mejor relación con clientes y proveedores: Muchos grandes clientes ya trabajan solo con facturas electrónicas, así que adaptarse puede abrirte más oportunidades.
Hazlo fácil con Z+ FÁZIL
En ZetaPlus sabemos que gestionar facturación electrónica puede parecer complicado, por eso hemos desarrollado Z+ FÁZIL, una herramienta pensada para autónomos y PYMES que:
- Cumple con la normativa desde el primer día.
- Te ahorra tiempo y esfuerzo con automatización inteligente.
- Es fácil de usar, incluso sin conocimientos técnicos.
Además, gracias al KIT DIGITAL actualizarte será totalmente gratuito durante dos años, sin compromiso de permanencia, y con un ordenador gratis. Si quieres saber más, contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a hacer la transición de manera sencilla.
